eRechnung
Rechnungen an die Stadtverwaltung
Gemäß der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) und der EU-Richtlinie 2014/55 sind Städte und Kommunen verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und digital weiterzuverarbeiten. Die Stadt Hemsbach hat im Zuge dessen einen digitalen Rechnungseingang eingerichtet. Eingehende Rechnungen werden überwiegend automatisiert, medienbruchfrei weitergeleitet und angewiesen.
Um den Prozess weiter zu optimieren, stellt die Stadtverwaltung ihren Geschäftspartner*innen nachfolgende Informationen zur E-Rechnung sowie eine Übersicht zur Handhabung der akzeptierten Rechnungsarten zur Verfügung. Die Stadt Hemsbach akzeptiert folgende drei Arten von Rechnungen:
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)
- PDF-Rechnungen
- Papierrechnungen
E-Rechnung
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist nicht mit eingescannten Rechnungen im PDF-Format vergleichbar. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten, elektronischen Format (z. B. XML) vorliegen, welches eine automatische und digitale Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen, die nur eine visuelle, für Menschen lesbare Darstellung bieten, enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten. In Deutschland ist der Standard für diesen Datensatz die XRechnung. Unabhängig vom Rechnungsbetrag akzeptiert die Stadt Hemsbach ausschließlich E-Rechnungen im Format XRechnung oder alternativ im ZUGFeRD-Format (Version 2.2.0, Profil XRechnung).
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine 17-stellige Zeichenkombination, die sicherstellt, dass eingehende Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang schnell und eindeutig an die zuständigen Stellen in der Stadtverwaltung weitergeleitet werden. Die Leitweg-ID der Stadtverwaltung Hemsbach ist in der untenstehenden Übersicht aufgeführt.
Zustellung von E-Rechnungen
Über Service-BW
Elektronische Rechnungen können der Stadt Hemsbach unter Angabe der Leitweg-ID ausschließlich über das Portal service-bw des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden:
- Per Upload im Portal: www.service-bw.de
- Per E-Mail an:
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Hinweise für ZUGFeRD-Rechnungen
Bei der Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnungen ist darauf zu achten, dass der Standard der XRechnung in der aktuell gültigen Version eingehalten wird. ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung (Version 2.2.0) müssen als XML-Datei erzeugt und über die entsprechenden Übertragungskanäle (z. B. ZRE, OZG-RE, Peppol) eingereicht werden.
PDF-Rechnung
Für den Eingang von PDF-Rechnungen hat die Stadt Hemsbach die zentrale E-Mail-Adresse
- Zulässiges Dateiformat: Es werden nur Anhänge im PDF-Format akzeptiert. Andere Formate werden abgewiesen.
- E-Mail-Text: Wichtige Informationen gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Anhang, da nur die Anhänge für die elektronische Verarbeitung berücksichtigt werden. Der Text der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
- Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht passwortgeschützt sein.
- Pflichtangaben: Die gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a UStG für den Vorsteuerabzug müssen enthalten sein.
- Keine anderweitige Korrespondenz: Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstige Geschäftsschreiben an das zentrale Rechnungsstellen-Postfach.
Um Doppelungen zu vermeiden, senden Sie bitte jede Rechnung nur einmal an das zentrale elektronische Postfach. Durchschriften an persönliche Postfächer sind zu unterlassen.
Papier-Rechnung
Geschäftspartner*innen der Stadt Hemsbach können weiterhin Rechnungen in Papierform einreichen. Eingehende Papierrechnungen werden im zentralen Posteingang verarbeitet und an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet.
Trotz der Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen einzureichen, möchten wir auf die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung hinweisen. Mit der Nutzung von E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen können Sie:
- Portokosten sparen
- Nachhaltiger handeln
- Kürzere Bearbeitungszeiten durch den Wegfall von Postlaufzeiten und eine schnellere interne Weiterleitung nutzen
Rechnungsadressierung
Bitte adressieren Sie Ihre Rechnungen wie folgt:
Stadt Hemsbach
Sachgebiet (Bitte fügen Sie hier das betreffende Sachgebiet oder den Fachbereich ein.)
Schlossgasse 41
69502 Hemsbach
Leitweg-ID:
08226031-A7013-41
Peppol-ID:
0204:08226031-A7013-41
Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung sowie häufig gestellte Fragen finden Sie auf der FAQ-Seite von Service-BW.